Có khá nhiều nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, tự cho là mình đã nắm hết được những nguyên lý để tổ chức 1 sự kiện sự thành công , Tuy Nhiên , thực tế qua khảo sát, có rất nhiều người đã bỏ qua một số bước tưởng chừng như đơn điệu nhưng lại cực kỳ quan trọng . trong bài viết này, dựa theo hơn 10 năm làm sự kiện, Tiệc Kiến vàng xin giới thiệu đến những bạn 10 nguyên lý, đặc điểm tổ chức sự kiện sau. tổ chức sự kiện vừa là hoạt động marketing vừa là hoạt động bán hàng. 1 số loại hình của tổ chức sự kiện như: giới thiệu sản phẩm, tiệc khai trương đóng nhiệm vụ rất cần thiết trong hoạt động bán hàng, xây dụng thương hiệu, tạo điểm nhất trong công chúng, giúp củng cố độ thâm nhập vào thị trường đồng thời tăng khả năng nghiên cứu thị trường. Về bản chất, có khả năng coi sự kiện là một phần của hoạt động bán hàng, và hoạt động bán hàng đó được hỗ trợ bởi một chiến dịch quảng cáo và PR. Với một sự kiện nào đó được thực hiện , nếu bạn nghĩ nó đơn thuần chỉ là hoạt động bán hàng hay chỉ là hoạt động marketing thì bạn đã bỏ lỡ mất một phần giá trị mà hoạt động này có thể mang lại. tổ chức sự kiện là 1 hoạt động trong mô hình marketing-mix. thực hiện sự kiện luôn cân nhắc đến việc sử dụng sự kiện kinh doanh trong suốt thời gian có mặt trên thị trường. Cũng giống như nhiều công cụ marketing khác, chúng ta dùng chúng năm này qua năm khác, đơn điệu chỉ vì chúng ta đã quá quen thuộc đối với chúng & các hoạt động này sớm hay muộn sẽ trở thành lãng phí. do thế , hàng năm bạn cần phải đánh giá độ tương thích của sự kiện kinh doanh với mục tiêu marketing cũng như với tính chất của thị trường hiện tại. Trong nhiều trường hợp, sự kiện kinh doanh không phải là công cụ tuyệt nhất để tổ chức mục tiêu của công ty . thực hiện sự kiện cần phải định rõ mục tiêu, mục đích của sự kiện Rõ ràng khi tổ chức sự kiện, bạn phải định rõ rõ được đối tượng mà bạn muốn hướng đến: như bạn hàng hiện tại hay đánh đến đối tượng bạn hàng tiềm năng. Chính vì lẽ đó, khi lên kế hoạch cho 1 sự kiện, chúng ta bắt buộc phải xác định một cách rất rõ ràng mục tiêu, đối tượng mà sự kiện muốn hướng đến. bạn cần xác định rõ ràng người bạn muốn gặp và câu chuyện mà bạn muốn nói với họ. Ngoài ra, bạn còn phải cân nhắc đến việc làm thế nào để tối thiểu hoá một số vị khách không mời mà tới. tổ chức sự kiện phải định rõ mục tiêu rõ ràng & cụ thể lên kế hoạch thực hiện sự kiện Lên ngân sách thực hiện sự kiện xác định thước đo để đánh giá hiệu quả của việc tổ chức sự kiện Triển khai thực hiện sự kiện Đo lường hiện đại , rút kinh nghiệm của việc thực hiện sự kiện. đa số công ty , khi lên kế hoạch thực hiện sự kiện tổ chức 1 chương trình sự kiện nào đó, đều thiếu mất khâu xác định thước đo để đánh giá hiệu quả . Họ dừng lại sau khi hoàn thiện quãng thời gian triển khai và kêu ca rằng rất khó để đo lường sành điệu . Thật ra, Sự kiện cũng giồng như một số hoạt động marketing, nó quan trọng được đo lường hiệu quả và nó cũng không khó như người ta tưởng. tổ chức sự kiện không phải là công cụ toàn năng bạn nên nhớ rằng, thực hiện sự kiện không phải là phương pháp hiện đại để thu thập thông tin của bạn hàng càng không có mấy sành điệu trong việc tạo dựng thương hiệu (trừ khi bạn thực hiện 1 sự kiện quá lớn, có hình thức marketing hoành tráng như trên TV,...). Để tổ chức các mục tiêu đó, bạn không thể không có các cách marketing khác tốt hơn & đặc thù hơn. thực hiện sự kiện chỉ là 1 phần trong kế hoạch marketing 1 vài công ty nghĩ rằng, họ chỉ cần kéo bạn hàng tới, trình bày cho họ nghe một số điều muốn nói và như vậy là đủ. bạn nên nhớ rằng, để sành điệu bạn cần dùng chiến lược marketing tích hợp & Sự kiện chỉ là một phần trong kế hoạch marketing thực hiện sự kiện. Truyền thông cho sự kiện của bạn Để có được 1 chương trình tổ chức sự kiện sự thành công , bạn không thể chỉ trông chờ vào ngày sảy ra sự kiện & ngồi đó mà khẩn cầu. những hoạt động truyền thông cho sự kiện dành cho bạn có khả năng là 1 đòn bẩy lớn thúc đẩy sự thành công . Hoạt động truyền thông có thể thu hút sự tham dự của bạn hàng và ít đặc biệt thu hút được sự chú ý . Thu thập và tận dụng thông tin từ sự kiện Sau sự kiện là lúc mà công ty thu về lợi ích. do thế , tại thời gian diển ra sự kiện, thông tin mà bạn thu thập nên chú trọng chất lượng chứ không nên chú tâm số lượng. Bạn chỉ không thể không có 1 kế hoạch cụ thể - một số thông tin cần thu thập & bỏ ra 1 ít thời điểm & công sức. Nếu như bạn không có kế hoạch thực hiện sự kiện cụ thể cho việc thu thập thông tin thì tốt đặc biệt bạn cần dừng lại ngay và dồn sức cho các hoạt động khác.. yếu tố con người đóng vai trò cần thiết nhất trong việc tổ chức sự kiện Nều chương trình tổ chức sự kiện là một phương tiện giao tiếp mặt đối mặt hiện đại , thì điều kiện để giao tiếp sự thành công là sự tích cực tương tác của 2 phía. sự thành công là bạn cần phải tập trung vào đúng đối tượng mục tiêu, phải làm thế nào thuyết phục, thúc đẩy họ & giúp họ tương tác với bạn tại sự kiện. Ngoài ra bạn còn phải chọn lựa , đào tạo, thúc đẩy đội ngũ nhân viên để họ tương tác sành điệu với nhóm khán thính giả mục tiêu. tổ chức sự kiện làm cho mục tiêu kinh doanh dễ dàng đạt được hơn lên kế hoạch tổ chức và triển khai sự kiện là một công việc cực kỳ phức tạp. bạn nên vừa trưng bày đẹp, vừa phải tạo không khí sôi nổi , vui tươi,.. công tác hậu cần luôn phải được chuẩn bị chu đáo & hàng tá công việc lặt vặt khác bắt buộc phải thực hiện rất hoàn hảo . Mặc dù thế một số công việc này không phải là tất cả một số hoạt động của doanh nghiệp , chúng đơn giản cũng như một vài thân cây trong cả khu rừng. một khu rừng đúng nghĩa phải dựa trên kết quả kinh doanh & kế hoạch của công ty . Nếu bạn dồn sức của cả doanh nghiệp vào trong một sự kiện thì coi như bạn đã bỏ lỡ các hiện đại mà sự kiện đó mang lại.
