Điều gì thực sự cần thiết cho một doanh nghiệp nhỏ để được chứng nhận ISO Chứng nhận ISO 9001 cho các doanh nghiệp nhỏ thoạt nhìn có vẻ phức tạp và khó khăn. Nhưng danh tiếng không phù hợp của tiêu chuẩn chỉ đơn giản là sự hiểu nhầm về các yêu cầu tuân thủ và chứng nhận ISO 9001. Việc sử dụng thực tế hệ thống quản lý chất lượng cho doanh nghiệp nhỏ chỉ đơn giản là sử dụng những gì mà một công ty đã phát triển, ghi lại nó một cách thích hợp và cải tiến nó nếu cần thiết. Hình ảnh: Mẫu giấy chứng nhận ISO 9001:2015 tiếng Việt Khi được xử lý đúng cách, quá trình được chứng nhận ISO 9001 mang đến cho các doanh nghiệp cơ hội thực hiện một cách tiếp cận toàn diện để xem xét quá trình và cải tiến toàn bộ hoạt động kinh doanh. Và mỗi năm, hàng trăm doanh nghiệp nhỏ dành thời gian để đánh giá hệ thống của họ nhằm đáp ứng việc tuân thủ và đạt được chứng nhận ISO. Các doanh nghiệp nhỏ cam kết theo đuổi sự tuân thủ thường vượt lên trên các đối thủ cạnh tranh của họ, tạo ra các quy trình để phục vụ khách hàng tốt hơn và phát triển doanh nghiệp. Khi quy trình được tiếp cận với các câu hỏi ngoài "chi phí bao nhiêu để được chứng nhận ISO 9001?" hoặc "mất bao lâu để được chứng nhận ISO 9001?" các công ty cho phép mình tập trung vào cải tiến thực sự cho toàn bộ doanh nghiệp. Không khó để thiết lập một hệ thống quản lý chất lượng tuân thủ ISO 9001 cho một doanh nghiệp nhỏ - điều quan trọng chỉ đơn giản là dành thời gian để hiểu các yêu cầu và những gì cần thiết để đáp ứng từng doanh nghiệp. Bản sửa đổi gần đây nhất đối với tiêu chuẩn ISO 9001 (2015) đã tạo ra một quy trình đơn giản hơn giúp các doanh nghiệp nhỏ tuân thủ ISO dễ dàng hơn. Nó chuyển trọng tâm từ thủ tục giấy tờ sang kết quả, tạo ra sự linh hoạt cho phép chương trình được điều chỉnh cho phù hợp với các công ty nhỏ và những người trong các ngành công nghiệp dựa trên dịch vụ, đồng thời cung cấp các hướng dẫn chung có thể áp dụng cho bất kỳ tổ chức nào. Từ chế độ xem 30.000 foot, các doanh nghiệp chỉ cần làm theo các bước sau: Quyết định trở thành chứng nhận Mua tiêu chuẩn và đọc nó Quyết định xem bạn có cần một nhà tư vấn để giúp bạn thực hiện tiêu chuẩn hay không Nếu có - hãy chọn chuyên gia tư vấn từ một công ty được chứng nhận ISO 9001 Nếu không - giao dự án cho chính bạn hoặc một cá nhân có năng lực khác trong tổ chức của bạn So sánh từng yêu cầu của tiêu chuẩn với các quy trình và hệ thống bạn hiện có. Sách trắng của chúng tôi, ISO 9001 TRONG DOANH NGHIỆP NHỎ, chia nhỏ các yêu cầu này thành các hành động dễ hiểu và có thể áp dụng nhằm thúc đẩy chất lượng, hiệu quả và hiệu suất một cách dễ hiểu. Nếu các quy trình của bạn đáp ứng các yêu cầu, hãy tiếp tục làm những gì bạn đang làm Nếu chúng không đáp ứng các yêu cầu, hãy cải tiến để đạt được sự tuân thủ Chọn tổ chức chứng nhận / tổ chức đăng ký tên miền Sau khi đánh giá, hãy giải quyết mọi vấn đề không tuân thủ được xác định (nếu có) và nhận chứng nhận của bạn. Các yêu cầu của tiêu chuẩn là vô cùng tự chủ. Từ tài liệu và lưu trữ hồ sơ đến các chính sách và quy trình đến kế hoạch tăng trưởng chiến lược, tiêu chuẩn này cho phép các công ty xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng được chứng nhận hoàn toàn tùy chỉnh và được thiết kế đặc biệt để phục vụ hoạt động kinh doanh cụ thể của họ. Đó không phải là việc đáp ứng các yêu cầu về máy cắt cookie - mà là việc sử dụng tiêu chuẩn ISO 9001 làm kế hoạch chi tiết hướng dẫn để cải tiến liên tục và thành công lâu dài. Có hai yếu tố quan trọng KHÔNG cần thiết để theo đuổi tiêu chuẩn. Đầu tiên, không bắt buộc phải thuê người toàn thời gian để thực hiện ISO 9001 . Tuy nhiên, sẽ rất hữu ích nếu có một cá nhân được giao cho sự thành công của quá trình chứng nhận ISO 9001. Chọn một nhà vô địch trong nhóm của bạn để thúc đẩy nỗ lực - một người có tổ chức, có quy trình và tập trung vào chất lượng. Nếu bạn không chắc rằng nhóm của mình có đủ năng lực để xử lý hoàn toàn quy trình, bạn có thể chọn hợp tác với các nhà tư vấn chất lượng để giúp phát triển sự hiểu biết và đảm bảo QMS của bạn đáp ứng các yêu cầu. Thứ hai, chứng nhận ISO không yêu cầu thêm thủ tục giấy tờ . Mặc dù hồ sơ và tài liệu là một phần quan trọng của việc tuân thủ ISO, nhưng tiêu chuẩn chỉ đơn giản yêu cầu các tổ chức tổ chức và ghi lại các quy trình và hệ thống hiện có của họ theo cách được kiểm soát và dễ dàng truy cập. Khi bạn chuyển qua quá trình để đạt được chứng chỉ ISO 9001, bạn có thể thấy rằng bạn đã có tất cả các tài liệu cần thiết để tuân thủ tiêu chuẩn.ISO 9001 Yêu cầu gì Tiêu chuẩn đề cập đến tài liệu trong hai nhóm: thông tin dạng văn bản được yêu cầu bởi tiêu chuẩn; và thông tin dạng văn bản được tổ chức xác định là cần thiết cho hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng. Mỗi tổ chức có thể tự xác định lượng thông tin dạng văn bản thích hợp cần thiết để chứng minh việc lập kế hoạch, vận hành và kiểm soát hiệu quả các quá trình của họ cũng như việc thực hiện và cải tiến liên tục hiệu quả của Hệ thống quản lý chất lượng của họ. Thông tin dạng văn bản được sử dụng để truyền đạt thông điệp, cung cấp bằng chứng về những gì đã được lên kế hoạch và những gì đã được thực hiện, và để chia sẻ chung về kiến thức kinh doanh cần thiết. Tiêu chuẩn đưa ra các chi tiết cụ thể liên quan đến các tài liệu cần được duy trì (kế hoạch, chính sách và tài liệu có thể thay đổi) và tài liệu sẽ được lưu giữ (các hồ sơ không bị thay đổi sau khi chúng được phát hành). Thông tin dạng văn bản mà các tổ chức phải duy trì bao gồm: Phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng (4.3). Thông tin dạng văn bản cần thiết để hỗ trợ hoạt động của các quá trình (4.4). Chính sách chất lượng (5.2). Các mục tiêu chất lượng (6.2). Thông tin dạng văn bản mà các tổ chức phải lưu giữ bao gồm: Hồ sơ hiệu chuẩn thiết bị theo dõi và đo lường * (7.1.5.1) Hồ sơ đào tạo, kỹ năng, kinh nghiệm và bằng cấp (7.2) Hồ sơ xem xét các yêu cầu về sản phẩm / dịch vụ (8.2.3.2) Hồ sơ về thiết kế và phát triển (8.3) Yêu cầu về Sản phẩm và Dịch vụ (8.5.1) Hồ sơ về tài sản của khách hàng (8.5.3) Thay đổi hồ sơ kiểm soát (8.5.6) Hồ sơ về sự phù hợp của sản phẩm / dịch vụ với các tiêu chí chấp nhận (8.6) Bản ghi về kết quả đầu ra không phù hợp (8.7.2) Kết quả của dữ liệu mục tiêu chất lượng được theo dõi và đo lường (9.1.1) Báo cáo kiểm toán nội bộ (9.2) Biên bản cuộc họp xem xét của lãnh đạo (9.3) Kết quả của các hành động khắc phục (10.1) Các yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001 liên quan đến tài liệu có thể dài dòng, nhưng khi xem xét kỹ, có khả năng tổ chức của bạn đang duy trì và lưu giữ các loại hồ sơ này. Thủ tục để đạt được chứng nhận ISO chỉ đơn giản là hướng dẫn các tổ chức thu thập và chú ý nhất quán đến các thông tin cần thiết. Và trong khi tài liệu này là bắt buộc, hàng đống giấy và bìa hồ sơ thì không. Tiêu chuẩn này cho phép tính linh hoạt trong môi trường, bao gồm giấy, đĩa từ tính, điện tử hoặc quang học, ảnh và mẫu gốc. Mỗi công ty được trao quyền tự chủ để xác định định dạng nào là phù hợp nhất cho tổ chức của họ để chứng minh các quy trình và sự tuân thủ với tiêu chuẩn. Các thủ tục và quy trình cụ thể không có trong danh sách tài liệu bắt buộc. Mỗi tổ chức được trao quyền tự chủ để xác định phương pháp tổ chức và truyền đạt thông lệ kinh doanh tốt nhất của họ - từ chức năng điều hành cao nhất đến hoạt động hàng ngày. Đối với các tổ chức đã sử dụng các quy trình được tiêu chuẩn hóa, các nhóm gắn kết và luôn cung cấp các kết quả đầu ra mong muốn, sẽ rất ít yêu cầu về tài liệu. Các doanh nghiệp mới hơn (và những doanh nghiệp mới áp dụng tiêu chuẩn) sẽ được hưởng lợi từ việc kiểm tra chặt chẽ và cẩn thận các hoạt động kinh doanh của họ khi họ phát triển các tài liệu và hồ sơ cần thiết để đáp ứng các yêu cầu tiêu chuẩn. Với cách tiếp cận chuyên sâu, tiêu chuẩn cho phép các doanh nghiệp điều chỉnh các mục tiêu kinh doanh chiến lược với việc thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng được chứng nhận ISO của họ. Khi phát triển bối cảnh của tổ chức (4.1), các công ty sẽ xem xét điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa (SWOT) của họ cũng như những rủi ro cụ thể cho ngành của họ có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh của họ.Yêu cầu ISO 9001 Hơn nữa, việc đánh giá nhận thức của nhân viên (7.3) đảm bảo rằng toàn bộ nhóm hiểu Chính sách chất lượng của tổ chức và cách chúng phù hợp với các quá trình được xác định trong đó. Tạo nhận thức về cách mỗi thành viên trong nhóm ảnh hưởng đến kết quả đầu ra và sản phẩm phân phối giúp tạo ra sự mua vào và tham gia vào Hệ thống quản lý chất lượng mới. Các nhà tư vấn giúp các tổ chức lập chiến lược và xác định số lượng tài liệu tối thiểu cần thiết để đảm bảo rằng nhóm đầy đủ hiểu được vai trò và trách nhiệm của họ đồng thời giúp các doanh nghiệp sử dụng hệ thống quản lý chất lượng của họ để đạt được (và ghi lại) sự nhất quán trong các kết quả đầu ra mong muốn. Nếu bạn chọn hợp tác với một cơ quan tư vấn, hãy nhớ hỏi xem bản thân họ đã đạt được chứng nhận ISO tiêu chuẩn 9001 thành công hay chưa. Làm như vậy sẽ đảm bảo kiến thức của họ về quy trình và cam kết với các lý thuyết, và bạn sẽ yên tâm khi biết mình đang làm việc với một nhà tư vấn thực hành những gì họ giảng! Sau khi được phát triển và triển khai, hệ thống của bạn phải trải qua quá trình đánh giá ISO bên thứ ba, bắt buộc. Tuy nhiên, việc đạt được chứng chỉ ISO không phải là vấn đề vượt qua hay thất bại trong cuộc đánh giá đó. Khi đánh giá viên chứng nhận đến và xem xét hệ thống của bạn, họ sẽ đo lường các quy trình bạn thực hiện so với các yêu cầu do tiêu chuẩn đặt ra. Nếu họ tìm thấy các khu vực không tuân thủ, điều đó không có nghĩa là bạn đã thất bại trong cuộc kiểm tra - điều đó chỉ có nghĩa là bạn cần phải giải quyết và khắc phục những vấn đề đó trước khi nhận được chứng chỉ của mình. Cuối cùng, các yêu cầu ISO 9001 gắn liền với việc cải thiện hiệu suất kinh doanh. Khi kiểm toán viên và đại diện quản lý tìm hiểu kỹ về hệ thống bạn đã xây dựng, họ muốn thấy rằng nỗ lực đã được thúc đẩy bởi lãnh đạo cấp cao của bạn, được nhóm của bạn hiểu và được ghi lại theo cách hỗ trợ sự phát triển lâu dài, liên tục, và thành công cho doanh nghiệp của bạn. Họ muốn thấy rằng các hoạt động đẳng cấp thế giới của bạn thực sự là cách sống - không chỉ là một đống tài liệu được sắp xếp cẩn thận mà bạn giữ trên giá để trưng bày và kể. Bằng cách thực hiện các yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001, công ty của bạn sẽ hoạt động tốt hơn, nhân viên hiểu rõ hơn về những gì họ mong đợi và khách hàng sẽ được phục vụ tốt hơn. Với sự quan tâm, cẩn thận và một chút kiên trì, bạn có thể thực hiện các bước để giúp doanh nghiệp của mình nổi bật hơn đối thủ thông qua chứng nhận ISO 9001.
