Kinh Nghiệm Tổ Chức Lễ Khai Trương Để Thu Hút Được Nhiều Khách Mời

Tổ chức lễ khai trương là cách thức vô cùng hữu hiệu để thông báo đến mọi người về sự xuất hiện của một showroom hay chi nhánh mới, đồng thời khẳng định sự phát triển về mặt quy mô của doanh nghiệp bạn. Thông qua sự kiện khai trương được tổ chức chu đáo và chỉnh chu sẽ giúp cho khách hàng và các đối tác tiềm năng thấy được sự chuyên nghiệp trong khâu tổ chức và thu hút được nhiều khách mời đến tham gia chung vui với sự kiện của bạn hơn. Vậy bạn cần phải lưu ý những gì để tổ chức lễ khai trương thành công như mong đợi?

THÔNG BÁO, TUYÊN TRUYỀN TRƯỚC VỀ SỰ KIỆN KHAI TRƯƠNG
Đây là một hoạt động rất quan trọng để khách mời biết đến và thu hút được nhiều sự quan tâm, đảm bảo cho sự có mặt tham gia đông đủ. Các hoạt động tuyên truyền này nên được thực hiện trước từ nửa tháng đến 1 tháng khi event chính thức diễn ra. Hãy chắc chắn rằng bạn đã lập ra một kế hoạch truyền thông chi tiết cho sự kiện của mình để không phải bỏ sót bất cứ khâu tổ chức nào. Đồng thời lập ra một danh sách đầy đủ các khách mời quan trọng mà bạn muốn họ tham gia để tiến hành gửi thư mời trực tiếp.

Có rất nhiều cách để bạn thu hút thêm nhiều người biết đến sự kiện khai trương của bạn như:
+ Tạo event trên mạng xã hội facebook
+ Phát tờ rơi tại các địa điểm có liên quan đến công ty của bạn
+ Đăng tải thông tin lên các website cùng ngành
+ Mời người nổi tiếng tham gia lễ khai trương,…

LỰA CHỌN ĐƯỢC NGÀY TỐT ĐỂ TỔ CHỨC
Theo phong tục và tín ngưỡng thì nhiều người vẫn có quan niệm xem “ngày hoàng đạo” để tổ chức nhằm mong muốn đem lại sự may mắn và làm ăn phát đạt cho một sự khởi đầu mới. Điều này cũng không hề sai vì sẽ giúp bạn có niềm tin hơn về tương lai phát triển. Tuy nhiên bạn cũng cần phải cân nhắc kỹ để quyết định xem ngày đó có phù hợp để tổ chức lễ khai trương hay không.

Có nhiều trường hợp ngày hoàng đạo cực kỳ tốt nhưng lại trúng vào thời điểm mưa bão thì bạn cũng không nên tổ chức vào ngày đó mà hãy dời lịch sang một ngày khác phù hợp hơn. Thông thường, các doanh nghiệp vẫn thường lựa chọn tổ chức lễ khai trương showroom hay chi nhánh mới vào dịp cuối tuần, bởi vì khi đó khách mời sẽ có nhiều thời gian hơn để dành cho sự kiện của bạn.



LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC LỄ KHAI TRƯƠNG KỸ LƯỠNG, TRÁNH ĐƯỢC SAI SÓT
Một kế hoạch tổ chức lễ khai trương được xem là đầy đủ khi bao gồm các nội dung sau:

+ Các công việc cần thực hiện: từ khâu chuẩn bị ý tưởng, chuẩn bị trang thiết bị, tiến hành set up dàn dựng, trang trí, tổng duyệt chương trình,…
+ Quản lý chi tiêu và đưa ra được nguồn ngân sách dự kiến.
+ Lập bảng phân công chi tiết cho từng nhân sự tham gia.
+ Đưa ra deadline hoàn thành cụ thể cho từng hạng mục.

TRANG TRÍ SHOWROOM VÀ TIẾN HÀNH TỔNG DUYỆT
Một trong những yếu tố mang đến sự thành công cho buổi lễ khai trương chính là việc bạn phải đảm bảo showroom hay chi nhánh mới được trang trí đẹp mắt và nổi bật. Không gian của buổi lễ phải thật trang nhã, sạch sẽ, tôn lên được sản phẩm mà doanh nghiệp bạn đang chú trọng và thể hiện được sự tươi mới. Những tông màu sáng bắt mắt như: đỏ – may mắn, vàng – tài lộc, cam – nhiệt huyết, xanh dương – hy vọng,… nên được tận dụng triệt để vào khâu trang trí.

Trong lúc tổ chức lễ khai trương tất nhiên sẽ không thể thiếu băng rôn, hoa tươi, standy,… trang trí phía bên ngoài cửa và bên trong showroom. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng thêm các tiết mục múa lân khai trương hay trình diễn âm nhạc để tạo được sự thu hút và điểm nhấn cho buổi lễ. Quan trọng hơn cả là trước thời điểm diễn ra từ 1 – 2 ngày, bạn cần phải tiến hành tổng duyệt chạy thử chương trình để chắc chắn rằng mọi thứ đã sẵn sàng, tránh được thiếu sót và những rủi ro phát sinh đột xuất.

THỰC HIỆN BÁN HÀNG TRONG BUỔI LỄ KHAI TRƯƠNG CẦN LƯU Ý
Có nhiều doanh nghiệp hay áp dụng hình thức bán hàng ngay trong buổi lễ khai trương với mục đích “mở hàng tài lộc – buôn may bán đắt”. Đây vừa là cách để khảo sát mức độ thành công của buổi lễ vừa giúp khách hàng mua được sản phẩm với giá ưu đãi. Vì thế bạn nên nhớ rằng, trong ngày lễ khai trương nên tiến hành giảm giá hay phát voucher khuyến mãi đến cho khách mời để họ có được những sản phẩm ưng ý và nhận về lộc may mắn cho ngày khai trương của bạn. Ngoài ra, hàng hóa cũng phải chuẩn bị đầy đủ và đáp ứng được nhu cầu mua sắm của khách hàng trong đợt khuyến mãi này.

Trên đây là những kinh nghiệm mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn với hy vọng giúp bạn tổ chức lễ khai trương thành công như ý. Bạn hãy tham khảo và áp dụng ngay để mang lại cho khách mời một sự kiện thật đáng nhớ nhé!