Quản lý hợp đồng thuê mặt bằng trong tòa nhà được xem là số ít những khâu đặc biệt trọng yếu mà công ty quản lý tòa nhà văn phòng chú ý. Ở giai đoạn này đơn vị vận hành văn phòng nên phải sở hữu giải pháp quản lý hợp đồng thuê bài bản cùng chặt chẽ để chắc chắn tòa nhà vận hành ổn định, giảm thiểu sự cố. Để nâng cao kiểm soát hợp đồng thuê mặt bằng hiệu quả, công ty quản lý vận hành còn phải hiểu biết những thủ tục ở bên trong phương án quản lý hợp đồng, mọi thời điểm quản lý hợp đồng thuê mặt bằng để phát huy tốt nhất giá trị kèm theo hiệu suất kiểm soát tốt nhất. Xác định mục tiêu, yêu cầu, hoạch định chiến lược theo dõi hợp đồng Đặt mục tiêu nâng cao thắt chặt nghiệp vụ quản lý hợp đồng, đơn vị vận hành văn phòng trước tiên nên chắc chắn tìm tòi rõ mục tiêu cùng yêu cầu ở từng hợp đồng thuê mặt bằng, sàng lọc rõ ràng sau đó tiến tới hoạch định kế hoạch quản lý hợp đồng rõ ràng. Phương án quản lý hợp đồng thuê mặt bằng trong tòa nhà là một phương hướng linh hoạt, có thể xử lý được tất cả mọi thỏa thuận khi thuê mặt bằng dự án, chẳng hạn như thuê nhà ở, văn phòng, mặt bằng kinh doanh… Thông qua những tin tức bên trên, đơn vị vận hành dự án nhanh chóng khoanh vùng được từng loại hình hợp đồng cho thuê nên giám sát cũng như số lượng chi tiết hợp đồng thuê văn phòng. Ngoài ra, ban quản lý tòa nhà cần thiết quyết định phòng ban, cá nhân phụ trách hay chịu trách nhiệm thực hiện theo dõi từng giai đoạn của quản lý hợp đồng thuê văn phòng, quyết định bài bản trách nhiệm phải hoàn thiện của mỗi đội ngũ nhân sự. Đặc biệt, ban quản lý cũng phải thống kê một vài trường hợp sai sót còn dễ gặp được khi ký hợp đồng cùng vời xử lý hợp đồng, lường trước thiếu sót để có phương án giải quyết nhanh chóng hơn. Lên hợp đồng và ký hợp đồng Một trong những lưu ý khi soạn thảo kèm ký kết hợp đồng thuê trong tòa nhà chính là cần chú ý tới phương thức truyền đạt chính xác và cụ thể từng thỏa thuận. Các yếu tố trọng yếu chẳng hạn số thứ tự từng file bản mềm từng mẫu hợp đồng, mã số hợp đồng, thời gian ký kết hợp đồng, giá trị của từng hợp đồng cả trước lẫn sau thuế, phụ lục đính kèm từng hợp đồng… đều cần được quyết định cụ thể cùng với cần quản lý chi tiết. Các yếu tố trên có thể hỗ trợ vấn đề nâng cao quản lý hợp đồng thuê mặt bằng hiệu quả nhất. In ấn đồng thời lưu trữ quản lý các loại giấy tờ hồ sơ cùng với hợp đồng thuê mặt bằng Đặc thù với các hợp đồng thuê mặt bằng tại dự án cùng với phụ lục đi kèm, ban quản lý khu văn phòng cần chủ động coppy và lưu lại giấy tờ cẩn thận. Điều này còn hỗ trợ công ty quản lý vận hành có thể tránh các biến cố ở sau này, cùng với giám sát đơn vị liên quan liệu có hoàn thành trách nhiệm chính xác cam kết có nêu tại trong hợp đồng hay không. Việc giữ gìn hồ sơ cũng có thể dùng biện pháp thủ công lưu lại tại kho, hay lưu trữ trên kho dữ liệu điện tử, lưu trữ bảo mật trên nền tảng công nghệ phần mềm như Landsoft Building nhằm tiết kiệm diện tích và không gian văn phòng, cắt giảm nhân lực và tài chính, dễ dàng truy vấn thông tin tiện dụng hơn. Quản lý hợp đồng thuê mặt bằng nhờ vào hệ thống công nghệ Giờ đây vấn đề quản lý hợp đồng thuê mặt bằng ở khu văn phòng tại hệ thống phần mềm là Landsoft Building được xem là giải pháp giám sát tăng cường dành cho ban quản lý tòa nhà. Chương trình quản lý hợp đồng online trong hệ thống có thể hỗ trợ BQL văn phòng khắc phục tương đối nhiều vấn đề vẫn đang tồn đọng tại giải pháp quản lý trước đó. Tiêu biểu lúc một vài phương án quản lý hợp đồng thuê qua giấy tờ, công ty quản lý cũng phải tiêu tốn không ít chi phí cho in ấn, làm cho hợp đồng khá dễ thất thoát bởi nhân sự sơ sót hoặc những sự cố khác khách quan. Thời điểm này quản lý hợp đồng thuê trong hệ thống phần mềm còn giúp quy trình lưu trữ hợp đồng được gửi tự động tới toàn bộ nhân viên cần thiết, giảm thiểu tài chính cùng nhân lực hiệu quả. Hệ thống Landsoft Building mang tới chiến lược quản lý hợp đồng thuê mặt bằng trong thời gian ngắn hoặc dài hạn, giúp cho BQL văn phòng tăng cường quản lý dữ liệu khách hàng thuê căn hộ, mặt bằng hay văn phòng, hỗ trợ xếp riêng từng danh sách khách thuê từ đó ưu đãi theo riêng các thời điểm, kiểm soát hợp đồng của mỗi khách thuê chi tiết nhất. Giải pháp cũng giúp người dùng quản lý giai đoạn chốt giao dịch và ký hợp đồng, thời hạn hợp đồng hết hạn, lịch sử thu tiền thuê mặt bằng, dữ liệu mặt bằng hay văn phòng cho thuê, tình hình thực tế của mặt bằng, giá thuê cùng với các tin tức liên quan. Vấn đề này giúp người dùng khi có nhu cầu tra cứu thông tin chỉ việc xem chi tiết biểu mẫu và phụ lục hợp đồng trên phần mềm là có thể truy vấn đồng thời quan sát ngay lập tức.
