Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư rất hay xuất hiện nhiều thách thức khi tiến hành quản lý chung cư, tiêu biểu là vào lúc có tranh cãi hoặc mâu thuẫn chung cư bùng phát cũng tạo thành tác động không nhỏ tới thương hiệu kèm hoạt động vận hành của các đơn vị vận hành chung cư. Dưới đây là những khó khăn cùng cách hoàn thiện của những đơn vị quản lý tòa nhà nên quan tâm. 1. Thách thức thời điểm quản lý quỹ bảo trì nhà chung cư Đa phần các tranh chấp nhà chung cư ở hiện tại có một phần lớn đều bắt nguồn từ tranh chấp bởi khoản tiền bảo trì 2% của tòa nhà gây ra. Chủ yếu tiền quỹ bảo trì chung cư là tài chính được sử dụng để bảo trì cùng với bảo dưỡng những diện tích công cộng sở hữu chung của nhà chung cư, trong đó bao gồm một số hoạt động định kỳ bảo trì, sửa chữa thiết bị đột xuất tại dự án để nhanh chóng duy trì chất lượng nhà chung cư tốt nhất. Hầu hết những khúc mắc từ quỹ bảo trì chung cư đều xuất phát từ việc không minh bạch trong sử dụng quỹ bảo trì, làm cho cư dân chung cư bất bình đồng thời dẫn phát tranh chấp. Thậm chí có đông đảo chủ sở hữu thậm chí không nắm rõ quỹ bảo trì chung cư nơi mình đang sinh sống cụ thể là có bao nhiêu, còn được những gì, lịch trình dùng như thế nào,… Đây là thực trạng xuất hiện bao gồm một vài nguyên nhân gồm: + Qũy bảo trì chưa được chủ đầu tư bàn giao đến tay ban quản trị, hay là chuyển đổi rồi lại không thông báo cho cư dân tòa nhà về số tiền này + Tài chính trong quỹ bảo trì được CĐT nắm giữ do dự án vẫn chưa có BQT nhằm tiếp nhận kinh phí bảo trì. + Bên trong hợp đồng mua bán nhà đất cũng không có các điều mục minh bạch liên quan tới trách nhiệm của cư dân cùng chủ đầu tư tới kinh phí bảo trì nhà chung cư. Những tranh chấp trong quỹ bảo trì giữa cư dân cùng chủ đầu tư, ban quản trị cũng dẫn phát những tiêu cực khá lớn đến đơn vị vận hành chung cư, vì ban quản lý tòa nhà được xem là nhân vật đứng ở giữa chịu ảnh hưởng do vấn đề tranh chấp chung cư bùng nổ. 2. Những trở ngại trong quản lý thông tin dữ liệu tòa nhà Một thách thức đơn vị vận hành nhà chung cư thường gặp được chính là những vấn đề trở ngại ở kiểm soát và quản lý dữ liệu tòa nhà. Nhất là đối với một vài dự án khu đô thị, chuỗi tòa nhà thường có nguôn dữ liệu khổng lồ cần thiết nắm bắt, ví dụ như số liệu thông tin cư dân và khách hàng trong tòa nhà, thông tin dịch vụ trong tòa nhà, dữ liệu quản lý xe, quản lý thu chi tài chính tại dự án…. Cùng nhiều các thông tin quản lý khác cần kiểm soát thống kê. Khi số lượng thông tin dữ liệu khổng lồ cần kiểm soát chặt chẽ ở những bộ phận phòng ban khác làm xuất hiện tình trạng thông tin dữ liệu cần quản lý bị phân tán. Vấn đề trên gây cho đơn vị quản lý vận hành gặp nhiều khó khăn trong quản lý thông tin và dữ liệu tại chung cư thống nhất chi tiết, chưa kể dễ xuất hiện việc không nắm hết được một số tin tức quan trọng chẳng hạn khúc mắc, nhận xét của chủ sở hữu với khách thuê, dẫn tới BQL tòa nhà khó mà nhanh chóng nắm bắt kèm nhanh chóng giải quyết. Vì vậy muốn kịp thời xử lý thực trạng này, hầu hết đơn vị quản lý tòa nhà nhanh chóng ngay lập tực ứng dụng giải pháp quản lý tòa nhà Landsoft Control của DIP Việt Nam vào tăng cường kiểm soát theo dõi thông tin dự án thống nhất tại một hệ thống duy nhất, từ đó tăng cường kiểm soát được dịch vụ quản lý vận hành bài bản và chuyên nghiệp hơn, nhanh chóng kiểm soát thông tin và xử lý yêu cầu của chủ sở hữu, sự cố trong tòa nhà ngay lập tức. 3. Một số khó khăn ở nghiệp vụ tổng hợp hệ thống báo cáo Việc quản lý hệ thống báo cáo thống kê ở tòa nhà phần lớn khiến ban quản lý xuất hiện vấn đề khó giải, tiêu biểu là lúc giám sát danh mục báo cáo tài chính kế toán. Báo cáo thực trạng tài chính chi – thu cùng lợi nhuận, doanh thu,…. Của doanh nghiệp cần phải cập nhật và tổng hợp theo từng ngày, từng tuần cùng với số lượng không hề nhỏ. Nhưng điều này có thể giải quyết dễ dàng trường hợp ứng dụng hệ thống Landsoft Control để tối ưu quản lý vận hành dự án. Hệ thống phần mềm có nhiều quy trình số hóa trợ giúp BQL chung cư tăng cường nâng cao dịch vụ quản lý vận hành tối ưu cùng hiệu quả, trong đó một số tính năng nghiệp vụ: + Giải pháp quản lý các loại phí dịch vụ + Tính năng quản lý mặt bằng chung cư + Giải pháp quản lý cư dân và khách hàng + Nghiệp vụ quản lý nhân viên tòa nhà: Dữ liệu hồ sơ cá nhân, Danh sách nhân viên, nhiệm vụ của từng nhân viên được phân công kèm bám sát hiệu suất công việc của nhân sự, lịch sử công việc, nhắc nhở lịch làm việc cho nhân viên… + Nghiệp vụ quản lý hành chính và báo cáo…. Tại thời kỳ số hóa quy trình đang lên như hiện nay, nếu số hóa nghiệp vụ quản lý vận hành có thể coi như tiêu chí cần thiết mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần thực hiện, trong đó bao gồm những đơn vị vận hành nhà chung cư. Tìm kiếm tin tức liên quan tại: https://landsoft.com.vn/
